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Die richtige Vorbereitung für Konferenzen ist sehr wichtig

Gespräche mit Firmenpartnern finden nicht immer in der Firma statt. Eine Telefonkonferenz ist besonders bei weiteren Distanzen zwischen den Teilnehmern sehr vorteilhaft. Konferenztische bieten sich an und auch eine richtige Vorbereitung ist wichtig. Besonders, wenn Unternehmen Partner im Ausland haben, ist die Telefonkonferenz sehr wichtig. Weite Distanzen und die Zeitunterschiede können damit außer Acht gelassen werden.

Was sollte bei Konferenzen bedacht werden?

Meetings mit Webcam über Computer oder über das Telefon sind immer beliebter und dies durch die zunehmende Globalisierung. Konferenztische sind sehr beliebt, denn mit der Telefonkonferenz wird viel Zeit gespart und auch Kosten werden gespart. Die Konferenzen können relativ kurzfristig angesetzt werden und sogar die Zuschaltung der weiteren Teilnehmer funktioniert problemlos. Jeder sollte sich nur zuvor Gedanken über die Themen machen und diese auf einem Plan festhalten. Zu beachten ist, dass es immer wieder Probleme bei Konferenzen geben kann. Nicht selten stören Hintergrundgeräusche, Verbindungsprobleme oder Unterbrechungen. Die Gespräche können reibungslos ablaufen und so sollten Termine mit allen Beteiligten geplant werden. Auch Zeitverschiebungen sollten bedacht werden und so werden Ablauf und Struktur durch den Konferenzplan festgelegt.

Wichtige Informationen zu Konferenzen

Ein Moderator leitet meist die Telefonkonferenz. Zuvor werden meist Infosheets versendet, in denen die zu besprechenden Themen genannt werden. Sämtliche Teilnehmer haben direkt zu Gesprächsbeginn die gleichen Informationen. Am besten wird geprüft, ob sich technische Geräte untereinander verbinden können. Es ist sehr ärgerlich, wenn es bei Gesprächen Verbindungsproblemen gibt. Wichtig sind nicht nur Konferenztische, sondern auch die ausreichende Ausleuchtung. Unter Lichtverhältnissen kann sonst oft die Bildqualität stark leiden. Für die Konferenzen sollten ruhige Räume gewählt werden und am besten werden Störungen durch Anrufer oder Mitarbeiter vermieden. Unterlagen sind oft wichtig, damit Stichpunkte notiert werden. Farbliche Gestaltung und Einrichtung können bei dem Raum helfen, dass die Verhandlungen erfolgreich sind. Der erste Eindruck zählt und so sollte der Raum groß und lichtdurchflutet sein.