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Konferenztische und die optimale Vorbereitung von Konferenzen

Die Konferenztische einer Firmenzentrale bieten Ihnen nicht die einzige Möglichkeit zur Durchführung einer wichtigen Konferenz zwischen Geschäftspartnern. Wenn eine Konferenz angesetzt werden muss und wichtige Teilnehmer nicht vor Ort sind, ist eine Telefonkonferenz sinnvoll. Um Probleme zu vermeiden, müssen Sie hierfür einige Vorbereitungen treffen.

Die Organisation einer Telefonkonferenz

Wenn sich die Teilnehmer einer Telefonkonferenz in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, muss dieser Umstand bei der Terminabsprache unbedingt beachtet werden. Um ärgerliche Verbindungsprobleme auszuschließen, müssen Sie die Technik vor der Konferenz überprüfen. Bei einer Bildübertragung ist zudem eine gute Ausleuchtung der Räume erforderlich. Daher ist es bei schlecht belichteten Räumen kein Fehler, vor der Telefonkonferenz Tischlampen auf die Konferenztische zu stellen.

Mit einem Konferenzplan werden vor der Konferenz der Ablauf und die Struktur der Gespräche festgelegt. Außerdem wird rechtzeitig ein Informationsblatt mit der geplanten Tagesordnung verschickt. Um Störungen während einer Telefonkonferenz zu vermeiden, ist es sinnvoll, sich in einem ruhigen Raum einzufinden. Wenn Sie wichtige Unterlagen und Schreibmaterialien vor dem Termin bereitlegen, vermeiden Sie unnötige Unterbrechungen.

Die Funktionen des Moderators einer Konferenz

Ein Moderator wird auch bei persönlichen Treffen für die Leitung einer Konferenz benötigt. Der Leiter der Gespräche nimmt rechtzeitig Kontakt mit den Teilnehmern auf und klärt offene Fragen zum Ablauf. Am Anfang der Konferenz stellt der Moderator alle Teilnehmer vor und ist auch für die offizielle Begrüßung zuständig.

Ausstattung und Einrichtung eines Konferenzraums

Die Gestaltung einer Einrichtung nimmt oft Einfluss auf den Verlauf von Gesprächen. Der erste Eindruck, den Gäste bei dem Eintritt in einen Konferenzraum gewinnen, ist entscheidend. Der Raum muss vor Terminen gut gelüftet und auch ausreichend beleuchtet werden. Die Qualität der Möbel und Geräte ist ebenfalls entscheidend. Flexible Stühle ermöglichen es den Teilnehmern, sich schnell in die Richtung von abwechselnden Gesprächspartnern zu drehen. Technische Geräte im Konferenzraum, die während der Gespräche benötigt werden, müssen korrekt gewartet und angewendet werden. Die Konferenztische müssen eine ausreichende Fläche für Dokumente, Unterlagen und Getränke bieten.