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Mehr Struktur für Ihren Arbeitsplatz

Wer im Büro arbeitet, weiß, dass man es täglich mit einer Vielzahl an wichtigen Schriftstücken zu tun hat. Einige von ihnen müssen laut dem Handelsgesetzbuch sogar bis zu 10 Jahren archiviert werden. Um diese übersichtlich zu organisieren, muss die Büroeinrichtung stimmen. Wichtig sind dabei die verschiedenen Registraturformen, die Ihnen im Folgenden vorgestellt werden. Zuerst einmal unterscheidet man die Loseblattablage von der gehefteten Ablage. Dokumente, die nicht gelocht und abgeheftet am Arbeitsplatz aufbewahrt werden, gehören in die Kategorie der Loseblattablage. Dementsprechend werden gelochte Schriftstücke, die ihren Platz im Ordner haben, als geheftete Ablage betitelt.

3 Formen der Ablage

Liegend

Zur Flachablage gehören Schnellhefter und Jurismappen, die sich durch den direkten Zugriff perfekt für die tägliche Arbeit eignen. Sie halten die Materialkosten gering und der gebotene Raum für Dokumente wird optimal genutzt. Die erschwerte Bearbeitung der Unterlagen und die schlechte Übersicht können jedoch als Nachteil bewertet werden, was sich schlussendlich auch negativ auf eine geordnete Büroeinrichtung auswirkt.

Stehend

Ordner und Stehsammler gehören zur stehenden Variante der Registraturen. Während Ordner Sammelakten übersichtlich archivieren können, eignen sich Stehsammler für den direkten Zugriff auf dünne Einzelakten am Schreibtisch. Leider entstehen in beiden Ablageformen immer wieder Leerräume, die nicht genutzt werden. Stehsammler sind zwar bisweilen etwas unübersichtlich, ersparen Ihnen aber Materialkosten. Die Handhabung der Ordner (Lochen, Abheften, Beschriften) ist recht zeitaufwändig, dennoch können Schriftstücke gut bearbeitet und später platzsparend in Schränken und Regalen untergebracht werden.

Hängend

Diese Form der Registratur betrifft Hängemappen, die entweder in entsprechenden Schrankvorrichtungen und Rollcontainern Platz finden, oder direkt in Pendelregalen am Arbeitsplatz aufbewahrt werden. Durch die direkte Griffbereitschaft können damit laufende Vorgänge geordnet bearbeitet werden. Vertikale Hängeregistraturen in speziellen Schränken bedeuten zwar hohe Anschaffungskosten für Ihre Büroeinrichtung, allerdings auch eine gute Übersichtlichkeit sowie ein großes Archivierungsvolumen mit einfacher Beschriftung. Laterale Pendelregistraturen sind mit den dazugehörigen Regalen optimal in der Raumnutzung und preiswert in der Anschaffung. Lediglich die fehlende Struktur und die beschwerliche Beschriftung sind negativ anzuführen.