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Ordnung auf dem Schreibtisch und im Computer

Hat man seinen Schreibtisch nicht in Ordnung, sorgt das bei der Suche nach Dokumenten für den Verlust von Arbeitszeit. Zumal die Erfahrung zeigt, irgendwann kommt es zu einer Aufräumwut und nicht selten, hat eine solche fatale Folgen. Das gilt gerade dann, wenn man wichtige Dokumente aufgrund vom Drang nach Ordnung und Sauberkeit vom Empfangstresen wegwirft. Je nachdem, um was für Dokumente es sich handelt, kann dies Arbeitszeit kosten, da man nämlich Zeit für die Wiederbeschaffung aufwenden muss. Wer effizient arbeiten möchte, der braucht eine klare Ordnung. Nur dann ist gewährleistet, das man seine Dokumente immer schnell finden kann. Wobei dieses Problem nicht nur auf dem Schreibtisch auftauchen kann, sondern auch im Computer. Das ist gerade dann der Fall, wenn man eine Vielzahl an Ordner unterhält. Schnell kann man hier aufgrund der Vielzahl den Überblick verlieren. Die Folgen können die gleichen sein.

Fehlende Ordnung bremst Arbeitsleistung

Wie schon erwähnt, ist fehlende Ordnung nicht gerade ein Beitrag für effizientes Arbeiten. Man bremst sich dadurch nicht nur aus, es kann auch schaden. So vermittelt Unordnung keinen guten Eindruck bei Kunden oder dem Chef. Gerade wenn Beförderungen im Unternehmen anstehen, kann eine organisierte Arbeitsweise, zu der auch ein geordneter Schreibtisch gehört, ein Pluspunkt sein. Um Ordnung halten zu können, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, nachfolgend eine Übersicht:

- Feste Plätze schaffen: Gerade wenn man an verschiedenen Projekten arbeitet, sollte man die Materialien zu einem Projekt immer an einem festen Ort aufbewahren.

- Immer ein Projekt nach dem anderen, man sollte nicht gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Dadurch besteht nicht nur die Gefahr, das man die Übersicht verliert, sondern es kann einen auch gedanklich ausbremsen.

- Einführung von einem Ablagesystem in seinem Büro. Mit einem Ablagesystem mit entsprechender Beschriftung, kann man seine Projekte und Aufgaben übersichtlich ordnen. Ordnungsmittel wie Schnellhefter können im Zusammenspiel mit einem Registraturschränke oder Rollcontainer eine nützliche Hilfe sein.

Beachtet man diese Punkte, so gehören lose Dokumente oder Dokumente zu mehreren Projekten der Vergangenheit an. Damit es aber auch so bleibt, sollte man immer vor dem Feierabend alle Dokumente ordnen und aufräumen. Was man nicht mehr benötigt, sollte man sofort wegwerfen.

Ordnung im PC

Nach einem ähnlichen Muster kann man auch in seinem PC Ordnung verschaffen. Nachfolgend dazu eine Übersicht zu den Möglichkeiten:

- Damit man seinen PC nicht überlastet, sollte man nicht mehrere Browser-Fenster gleichzeitig öffnen. Das gilt im übrigen auch für Bilder, auch hier sollte man sich bewusst sein, das durch die Datenmenge die Bilder verbunden sind, es häuftig zu einem langsameren Arbeiten kommt.

- Dokumente und Dateien sollte man nur speichern, wenn man sie auch tatsächlich benötigt. Was man abspeichert, sollte man auf einer Liste erfassen.

- Dateien die man für die Arbeit nicht mehr benötigt, sollte man sofort über den digitalen Papierkorb löschen.

Verringerung vom Papierverbrauch

Auch beim Abspeichern von Dateien ist das A und O die Bezeichnung und der Speicherort. Beides ist für ein schnelles Auffinden unerlässlich. Man sollte in der Regel vom Ausdrucken von gespeicherten Dokumenten absehen. Dadurch spart man nämlich Papier, was der Umwelt zu gute kommt. Die Mengen die an Papier in Deutschland verbraucht werden, sind nämlich gigantisch. So verbraucht laut dem WWF nur Deutschland so viel Papier, wie die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen. Durch das Abspeichern im PC, kann man diesen Papierverbrauch verringern. Ausnahmen kann man davon machen, wenn es sich um sehr wichtige Dokumente wie Verträge handelt oder man diese bei der Arbeit am Empfangstresen benötigt.