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So einfach gelangen Sie zum papierlosen Büro!

Immer mehr Chefs verzichten bei der Büroeinrichtung auf Drucker. Heute geht es mehr um das papierlose Büro und wie man darin dennoch effizient arbeiten kann. Es muss nichts mehr ausgedruckt werden, weil man heute die Möglichkeit hat, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und dann können diese Dokumente direkt an den Adressaten per Mail gesendet werden. Dokumente können nicht nur elektronisch gespeichert werden, sondern auch im Nachhinein noch bearbeitet. Das alles funktioniert heute mit einfachen Tools und gelingt sogar im Homeoffice. Jedes Unternehmen und jede Anlaufstelle hat heute eine Service E-Mail. Jeder ist dadurch in der Lage Anträge digital abzusenden. Papier zu sparen ist natürlich das Hauptanliegen. Dadurch lässt sich die Natur erhalten, was gut für die nach kommenden Generationen ist.

Wie gelingt es mit dem papierlosen Büro in der Büroeinrichtung?

Natürlich ist es zunächst aufwendig zum papierlosen Büro zu gelangen. So müssen Daten gespeichert werden. Alte Dokumente müssen digitalisiert werden und das ist sehr aufwendig. Dafür können extra Mitarbeiter eingestellt werden, die diese Digitalisierung übernehmen. Auch im laufenden Geschäftsbetrieb werden damit Dokumente digitalisiert und bevor sie in die Bearbeitung kommen, sollten sie auch geprüft werden. Das Papier selbst sollte aber nicht komplett verbannt werden. Es kann in einem Archiv gelagert werden. Originaldokumente sollten innerhalb der Aufbewahrungsfristen eingelagert werden. Nun kommt es aber auch auf die korrekte Einlagerung der Papiere an. Sie dürfen auf keinen Fall Nässe oder zu großer Hitze ausgeliefert werden.

Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden

Wer sich entschieden hat, das papierlose Büro einzurichten, der wird schnell bemerken, dass Mitarbeiter dafür speziell geschult werden müssen. Für eine Digitalisierung von Unterlagen ist häufig Kenntnis von den Geräten erforderlich. Das Abspeichern sollte immer im korrekten Format vorgenommen werden. Wenn die Dateien gesichert werden, sollte es besonders wichtig sein, diese auch auf einem Server zu lagern, der sicher ist und von aussen nicht eingesehen werden kann. Natürlich ist das digitale Zeitalter heute wichtiger denn je geworden, aber es sollte eben auch nicht unterschätzt werden. IT Experten sollten in keinem Unternehmen fehlen. Diese können für die Sicherheit der Unterlagen sorgen.