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Im Büro können die Arbeitsabläufe optimiert werden


Wird der Tisch für das Essen gedeckt, ist das Besteck meist gut sortiert in den Schubladen. Wird Besteck benötigt, welches selten benötigt wird, wird es etwas schwieriger. Meist müssen spezielle Gegenstände oft mühevoll aus einigen Utensilien herausgesucht werden. Das Essbesteck wird dafür in kurzer Zeit gefunden. Egal ob im Büro oder im Chefbüro, dort gilt das gleiche wie Zuhause. Die unangenehmen Suchzeiten können reduziert werden, wenn Köpfchen bewiesen wird.

Wie lassen sich die Arbeitsabläufe verbessern?

Gibt es im Chefbüro, in der Abteilung oder im ganzen Unternehmen Spielregeln, wird der Arbeitsalltag vereinfacht. Innere Hürden werden überwunden, es wird miteinander erfolgreich umgegangen und die Suchzeiten werden minimiert. Oft gibt es in vielen Büros wiederkehrende Strukturen und jeder kann Übersichtlichkeit, Ordnung und mehr Effizienz in den Büroalltag bringen. Wird etwas nicht als das Gesuchte erkannt, sollte es sinnvoll beschriftet werden. Inhaltsverzeichniszettel und auch Aktenordner, Hängeregistermappen oder Klarsichthüllen wirken Wunder. Lichtschalter, Regalböden und Schränke werden auch oft beschriftet. Sichtbücher sind besser geeignet als Post-it, Schreibunterlagen oder Pinnwände. Häufig genutzt Büroutensilien werden am besten in Schubladen oder im Rollcontainer gelagert.

Weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe

Für alle Eingänge wird am besten nur ein Posteingangskörbchen genutzt und dieses wird jeden Tag komplett abgearbeitet. Funktionieren Sachen schnell, werden sie sofort erledigt. Alles Weitere kann problemlos terminiert werden. Pultordner dienen zur Wiedervorlage oder Outlook kann automatisch Erinnerungen versenden. Für laufende Projekte werden die Unterlagen in Boxen oder Pultordnern untergebracht und nicht auf dem Schreibtisch. Bei vielen Unterlagen sind Aktenordner sehr geeignet. Kostet eine E-Mail nur 5 Minuten Zeit, kann sofort geantwortet werden. Sonst werden die Mails am besten ein- bis zweimal täglich bearbeitet. Werden Spielregeln vereinbart, ist einiges zu beachten. Nicht nur der Vorgesetzte sollte etwas bestimmen, sondern Regeln werden zusammen erarbeitet. Wurden Spielregeln vereinbart, werden diese an sichtbaren Plätzen ausgehängt. Jeder kann sich dann an das Vereinbarte erinnern. Neuen Mitarbeitern werden die Spielregeln direkt mitgeteilt und so werden sie gleich zu Beginn eingehalten.