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Konferenztische als gute Basis für Telkos und Meetings

Eine Telefonkonferenz bringt Sitzungsteilnehmer über weite Distanzen zusammen, perfekt organisiert ersetzt sie ein Präsenzmeeting.

Organisieren und moderieren

Die Durchführung von Konferenzen per Telefon oder Computer-Webcam spart Zeit und Geld. Dies gilt insbesondere, wenn Teilnehmer aus dem In- und Ausland regelmäßig zusammenkommen oder ein Unternehmen weltweite Standorte unterhält. Koordinieren Sie zunächst einen passenden Zeitpunkt mit allen Teilnehmern, berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Konferenztermins eventuelle Zeitverschiebungen. Im zweiten Schritt werden die Einwahldaten, Agenda und Sitzungsunterlagen versandt. Oft gibt es einen Konferenzplan, der den Ablauf des Meetings festlegt und die verschiedenen Themenverantwortlichen benennt. In der Regel ist derjenige, der das Meeting einberufen hat, auch der Moderator. Er eröffnet die Telko, führt durch die Agenda und koordiniert einzelne Redebeiträge. Zum Abschluss fasst er die Gesprächsergebnisse zusammen.

Durchsprechen und zurücklehnen

Alle Meetingteilnehmer stellen sicher, dass ihre technische Ausstattung kompatibel und störungsfrei in die Konferenz eingebunden werden kann. Sollten während der Telko Probleme auftreten, sorgt der Konferenz-Support für schnelle Abhilfe. Schaffen Sie eine gute Atmosphäre. Der Konferenzraum darf großzügig und lichtdurchflutet sein, er sollte über eine Fensterfront und angenehme Beleuchtung verfügen. Flimmerfrei und nicht zu grell erreicht die Deckenbeleuchtung den ganzen Raum, Sichtstörungen auf den Bildschirmen werden dadurch vermieden. Eine gleichbleibende Raumtemperatur im Sommer und Winter ist genauso wichtig wie ausreichend frische Luft, die Sitzungsteilnehmer möchten sich auch bei längeren Besprechungen wohlfühlen. Die Konferenztische bieten viel Platz für sämtliche Unterlagen, technisches Equipment und Verpflegung, wie Kaffee, Erfrischungsgetränke, Obst und Gebäck. Bei der Möblierung zählt Qualität. Die Stühle im Konferenzraum müssen bequem und flexibel sein, sie sollten sich leichtgängig in alle Richtungen drehen lassen. Netzwerkanschlüsse und Verkabelung finden ihren Platz unterhalb der Konferenztische, der Beamer wird wegen seiner großen Hitzeentwicklung idealerweise an der Decke montiert. Stellen Sie auch ein Flipchart bereit. Geben Sie Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass Sie ein kompetenter und aufmerksamer Gesprächspartner sind. Die Einrichtung und Gestaltung des Konferenzraums sollte Ihnen besonders am Herzen liegen.